QR-Rechnung: Fragen und Antworten rund um den Schweizer Einzahlungsschein

Die Schweizer Einzahlungsscheine sind grundlegend überarbeitet worden. Seit dem 30. Juni 2020 gibt es einen neuen Schweizer Einzahlungsschein: Die QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein.

moneyland.ch beantwortet für Sie im Folgenden die wichtigsten Fragen.

Welche Einzahlungsscheine gab es bisher?

Seit 1906 gibt es Einzahlungsscheine in unterschiedlichen Ausprägungen. Die letzte Generation der Einzahlungsscheine kann man in zwei Typen einteilen: Den orangen Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) sowie den roten Einzahlungsschein ohne Referenznummer (ES).

Der neue «Einzahlungsschein» wird QR-Rechnung genannt. Die QR-Rechnung umfasst neben der eigentlichen Rechnung einen integrierten Zahlteil sowie einen Empfangsschein. Der eigentliche «Einzahlungsschein» - der Zahlteil und Empfangsschein – kann der Rechnung auch separat beigelegt werden.

Was ändert sich?

• Die ursprünglich sieben verschiedenen Einzahlungsscheine (der orangen und roten Einzahlungsscheine) sind neu einheitlich gestaltet worden.
• Die wichtigste Neuerung ist der «Swiss QR Code». Auffällig ist das sichtbare Schweizer Kreuz in der Mitte des QR-Codes der neuen QR-Rechnung. Der QR-Code enthält alle Informationen, die auf dem Zahlteil sichtbar sind. Umgekehrt sind alle Informationen auf dem Zahlteil auch ohne technische Hilfsmittel lesbar.
• Der Einzahlungsschein ist neu nur noch schwarz-weiss, nicht mehr rot oder orange.
• Neu ist auch die Postkonto-Nummer nicht mehr auf dem Einzahlungsschein aufgeführt.
• Die QR-Rechnung kann neu auf handelsüblichem Papier mit einem normalen Drucker ausgedruckt werden – sie kann also auf gewöhnlichem Kopierpapier (auch Recyclingpapier) gedruckt werden. Für die Rechnungssteller ist das einfacher.
• Auch für den Rechnungsempfänger wird die Erfassung etwas effizienter. Das Bezahlen über eBill ist ebenfalls möglich.
• Es gibt drei Varianten der neuen QR-Rechnung: Ohne QR-Referenz, mit QR-Referenz und mit «Creditor Reference».

Was ist die QR-Rechnung ohne QR-Referenz?

Die QR-Rechnung ohne Referenz ist die Nachfolgerin des roten Einzahlungsscheins (ES). Im Gegensatz zum bisherigen Einzahlungsschein sind bei der QR-Rechnung ohne Referenz keine handschriftlichen Notizen mehr erlaubt. Weiterhin von Hand angebracht werden darf der Betrag sowie Name und Adresse der zahlungspflichtigen Person.

Was ist die QR-Rechnung mit QR-Referenz?

Die QR-Rechnung mit QR-Referenz ist die Nachfolgerin des orangen Einzahlungsscheins mit Referenznummer (ESR). Es können im Gegensatz zur QR-Rechnung ohne Referenz keine individuellen Mitteilungen angebracht werden.

Egal ob Krankenkassen, Telekom-Anbieter, Arzt oder Elektrizitätswerk: Die meisten Firmen schicken ihren Kunden einen solchen Einzahlungsschein. Die Referenznummer bleibt die gleiche wie beim orangen ESR-Einzahlungsschein.

Eine wichtige Änderung: Auf der QR-Rechnung mit QR-Referenz ist im Gegensatz zur Teilnehmernummer auf dem alten ESR-Einzahlungsschein eine IBAN-Nummer aufgedruckt. Es handelt sich um eine spezielle IBAN-Nummer, die nur für Einzahlungen mit der QR-Rechnung verwendet werden darf. Neu ist auch die Postkonto-Nummer nicht mehr aufgedruckt.

Alle Vorteile des alten ESR bleiben mit der QR-Rechnung mit QR-Referenz erhalten. Dank der Referenznummer können die Rechnungen automatisch verbucht werden. Sie eigenen sich deshalb auch für Firmen, die viele Rechnungen verschicken.

Was ist die QR-Rechnung mit Creditor Reference?

Neu eingeführt wird die QR-Rechnung mit Creditor Reference. Die so genannte Structured Creditor Reference (Ref Typ SCOR) ermöglicht die genaue Zuordnung einer Zahlung. Jede Transaktion erhält eine einmalige Identifikationsnummer. Dabei setzt die QR-Rechnung mit Creditor Reference auf den internationalen ISO 11649-Standard.

Die QR-Rechnung wird allerdings nur in der Schweiz und in Liechtenstein eingesetzt werden können. Die beiden Informationen IBAN-Nummer und Creditor Reference – ergänzt mit dem Swift-Code der Empfänger-Bank – können aber auch für Zahlungen aus dem Ausland verwendet werden.

Vor allem international tätige Firmen dürften auf diese Variante der QR-Rechnung setzen. Sie können damit einheitliche Rechnungen stellen und Zahlungen aus der Schweiz und dem Ausland automatisch verbuchen.

Wie funktioniert das Einlesen via QR-Code?

Viele Banken bieten Mobile-Banking-Apps an, mit der die Kunden mit ihrem Smartphone den QR-Code einscannen können. Nach erfolgreichem Scannen werden die Daten automatisch ins E-Banking übertragen.

Verschiedene Banken bieten ausserdem QR-Reader – also Belegleser – wie zum Beispiel PayEye an. Mit solchen Geräten werden die Daten in die Buchhaltungssoftware oder ins E-Banking übertragen.

Kann ich die QR-Rechnung auch selbst abtippen?

Ja. Wer zum Beispiel aus Datenschutzgründen den QR-Code nicht einscannen möchte, kann alle nötigen Daten des Zahlteils auch wie bisher manuell ins E-Banking eintippen.

Kann ich den QR-Code auch ohne Rechnung verwenden?

Ja. Der QR-Code kann auch ohne eine eigentliche Rechnung gedruckt werden. So könnte zum Beispiel ein Hilfswerk lediglich den QR-Code auf ein Plakat, Inserat oder einen Prospekt anbringen. Kunden könnten dann den QR-Code mit der Mobile Banking-App einscannen und direkt an das Hilfswerk spenden.

Was muss ich bei Einzahlungen am Postschalter beachten?

Einzahlungen mit der neuen QR-Rechnung am Postschalter sind weiterhin möglich. Die Einzahlung am Postschalter ist kostenlos, allerdings werden dem Empfänger verhältnismässig hohe Gebühren in Abhängigkeit zum einbezahlten Betrag belastet. So kostet eine Einzahlung bis zu einem Betrag von 50 Franken eine Gebühr von 1.20 Franken. Die Einzahlung eines Rechnungsbetrags zwischen 100 und 1000 Franken kostet 2.35 Franken.

Postfinance bestätigt auf Anfrage von moneyland.ch, dass Einzahlungen auch ohne QR-Rechnung möglich sind. In Ausnahmefällen besteht die Möglichkeit, am Postschalter eine Einzahlung ohne QR-Rechnung zu tätigen. Allerdings müssen die Kundinnen und Kunden alle relevanten Daten angeben. Das Schalterpersonal ist aber angewiesen, die Kunden zu bitten, beim Rechnungssteller eine QR-Rechnung auf Papier zu verlangen, um eine Einzahlung am Postschalter vorzunehmen.

Kann ich meine alten Einzahlungsscheine weiterhin verwenden?

Nein, die alten Einzahlungsscheine können seit Oktober 2022 nicht mehr verwendet werden.

Wie kann ich QR-Rechnungen generieren?

Alle gängigen Buchhaltungssysteme können QR-Rechnungen erstellen. Die PostFinance stellt ihren Kunden einen Generator zur Verfügung. Die Kunden können damit Rechnungen ausstellen, auf Papier ausdrucken oder als PDF verschicken.  

Wie erkennt die Bank eine QR-Rechnung mit QR-Referenz?

Die Banken vergeben ihren Kunden, die QR-Rechnungen mit QR-Referenz erstellen, eine spezielle IBAN-Nummer – eine so genannte QR-IBAN. Diese kann nur für die QR-Rechnung mit QR-Referenz verwendet werden. Das Geld, dass auf dieses Konto überwiesen wird, wird auf ein anderes Konto mit einer normalen IBAN-Nummer gebucht.

Besteht die IBAN-Nummer an fünfter und sechster Stelle aus «30» oder «31», dann handelt es sich immer um eine QR-IBAN.

Weiterführende Informationen:
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