Les meilleurs conseils à propos des abonnements de téléphonie mobile pour entreprises

Beaucoup d’entreprises proposent des abonnements de téléphonie mobile à leurs collaboratrices et collaborateurs. Souvent, ce ne sont pas seulement les cadres de l’entreprise mais aussi l’ensemble du personnel qui obtiennent de telles offres. Dans l’article ci-après, Ralf Beyeler, l’expert des télécoms de moneyland.ch, répond aux questions les plus importantes que vous vous posez à ce sujet.

Quels sont les aspects que les entreprises doivent prendre en compte lors du choix d’un prestataire de téléphonie mobile?

Selon la nature de votre entreprise, différents aspects devront être pris prendre en compte. Par exemple, les besoins varieront selon que votre entreprise dispose de plusieurs succursales ou d’une seule et si vous mettez à disposition des abonnements de téléphonie mobile à une seule personne ou à des milliers de collaborateurs.

Les aspects suivants peuvent s’avérer être importants lors du choix de l'opérateur de téléphonie mobile:

• Couverture du réseau de téléphonie mobile: si vos collaborateurs sont souvent en déplacement, la qualité de la couverture offerte par le réseau de téléphonie mobile de l’opérateur joue un rôle particulièrement important. La réception devrait être bonne au moins dans les bureaux.
• Prix: lorsque vous êtes soumis à une pression en termes de prix en particulier, le tarif proposé déterminera en partie le type d'abonnement que vous pouvez proposer à vos collaborateurs. Les grandes entreprises peuvent généralement négocier les tarifs avec le prestataire télécom.
• Vitesse de connexion à Internet: en fonction de la quantité de données à transmettre et de l'urgence des échanges à effectuer dans le travail quotidien, vous aurez besoin d'une vitesse de connexion plus élevée.
• Service clients: si vous accordez beaucoup d'importance au fait de pouvoir disposer d’un contact direct en cas de problème, vous devriez tenir compte de la façon avec laquelle le service clientèle est organisé et si vous avez accès à un interlocuteur personnel.
• Réaction rapide en cas d'interruptions et de perturbations: si la connexion et la possibilité de joindre vos collaborateurs sont prioritaires, vous devriez alors privilégier un fournisseur capable de remédier rapidement aux perturbations. Avec les contrats que l’on appelle les Service Level Agreements (SLA), les parties contractantes déterminent le délai durant lequel les perturbations doivent être réparées.
• Appels internationaux et itinérance: pour les entreprises internationales, ou celles dont la clientèle se trouve à l'étranger, il peut valoir la peine d’opter pour des abonnements incluant les appels internationaux et l’itinérance. C’est le cas en particulier pour les collaborateurs qui se déplacent à l'étranger dans le cadre de leur travail ou qui entretiennent des contacts qui s’y rapportent à l’étranger. A l'inverse, il ne vaut généralement pas la peine de payer, par exemple, pour une offre qui inclut l’itinérance si les employés n'en ont pas besoin.
• Solution pour les services de piquet: de nombreuses entreprises ont mis en place des numéros de permanence. En cas de problème, les clients, les autorités ou même les employés peuvent appeler ce numéro de service de permanence. L'opérateur de téléphonie mobile doit garantir que les numéros de piquet soient toujours joignables. Le défi à relever tient au fait que différentes personnes qui se relaient assurent le service de piquet. La solution la plus simple consiste alors à simplement transmettre le téléphone portable utilisé pour le service de piquet.
• Abonnements supplémentaires pour les collaborateurs: certains employeurs permettent à leurs collaboratrices et collaborateurs et parfois aussi aux membres de leur famille de souscrire à un abonnement de téléphonie mobile d'entreprise auprès du même fournisseur. Si c’est un sujet pour vous, veillez à ce que l'opérateur de téléphonie mobile prenne en charge lui-même la facturation pour ces utilisatrices et utilisateurs.
• Durée du contrat: en principe, il est préférable d’opter pour les abonnements sans durée minimale de contrat. En particulier lorsque des membres du personnel démissionnent souvent ou de façon inattendue, les contrats à long terme peuvent en effet entraîner d’importants coûts supplémentaires.

Comment dois-je procéder pour choisir un opérateur de téléphonie mobile?

1. Clarifiez vos besoins. Chaque entreprise a des besoins spécifiques. La liste présentée ci-dessus vous aidera à vous orienter.
2. Dressez une liste des caractéristiques et services que l'opérateur de téléphonie mobile et les abonnements doivent couvrir. Si vous avez plusieurs collaboratrices et collaborateurs, il peut être judicieux de souscrire à des offres qui répondent aux besoins de différents comportements d'utilisation.
3. Etablissez des règles claires pour l'utilisation des téléphones portables professionnels.
4. Informez-vous à propos de la couverture du réseau assurée par différents prestataires. Idéalement, il est nécessaire que vous ayez une bonne réception dans vos locaux professionnels.
5. Demandez des offres auprès de différentes entreprises. Comparez les offres entre elles. Il est usuel de négocier en particulier lorsqu’il s’agit de grandes entreprises.

Y a-t-il des différences entre les différents clients d’entreprise tels que les indépendants, les start-up, les PME et les grandes sociétés?

Les indépendants peuvent également souscrire à un abonnement normal pour les clients privés. Comme il existe significativement plus de prestataires qui s’adressent à la clientèle privée, il peut même être plus avantageux d’opter pour des abonnements destinés à la clientèle privée que de choisir qu’une offre pour les entreprises dans de nombreux cas.

Pour les start-ups et les petites PME, certains prestataires comme Swisscom, Sunrise ou Salt proposent des abonnements de téléphonie mobile similaires à ceux qui s’adressent à la clientèle privée. Les abonnements s'appellent toutefois différemment et il y a parfois de petites différences avec les offres qui s'adressent à la clientèle privée et celle des entreprises.

S’agissant des clients commerciaux les plus importants, les grands opérateurs de téléphonie mobile Swisscom, Sunrise et Salt proposent des offres spécifiques à l’adresse de ces entreprises. Ces abonnements de téléphonie mobile sont certes standardisés mais les prestataires de téléphonie mobile fixent les prix individuellement. Il arrive fréquemment qu’un grand client d’entreprise négocie les tarifs avec l'opérateur qui traite avec lui.

Quels sont les prestataires télécoms qui s’adressent à la clientèle d’entreprise?

Il y a beaucoup moins de prestataires qui s’adressent à la clientèle d’entreprise qu’aux clientes et clients privés. Ce sont surtout les trois grands opérateurs Swisscom, Sunrise et Salt qui proposent des abonnements pour les clients commerciaux. Quelques petits opérateurs de téléphonie mobile indépendants tels que Galaxus Mobile, Digital Republic et iWay proposent également leurs abonnements expressément à la clientèle d’entreprise.

Les prestataires suivants proposent aussi des abonnements destinés à la clientèle d’entreprise:

• Swisscom
• Sunrise
• Salt
• Digital Republic
• Galaxus Mobile
• iWay

En revanche, les entreprises ne peuvent pas souscrire à des abonnements de téléphonie mobile auprès des marques à bas prix des trois grands opérateurs de téléphonie mobile. Cela concerne les marques M-Budget Mobile, Coop Mobile, Wingo (toutes auprès de Swisscom), Yallo, Lebara (toutes deux chez Sunrise), Das Abo, Lidl Connect et GoMo (toutes chez Salt).

Vous pouvez toutefois aussi proposer à vos employés des abonnements de marques qui ne s'adressent pas spécifiquement aux entreprises. Dans ce cas, la personne employée souscrit elle-même à l’abonnement en tant qu’individu privée et facture à l'employeur les coûts qui y sont liés en tant que dépenses. L’avantage de cette méthode est qu’il se peut que vous obteniez des abonnements moins chers en profitant de prix promotionnels.

De même, les indépendants dont l'entreprise est inscrite au registre du commerce en tant que société individuelle peuvent également économiser de l’argent en concluant un abonnement comme client privé auprès d'une marque bon marché.

Quelle est la différence entre les abonnements de téléphonie mobile d'entreprise et ceux qui sont destinés aux particuliers?

Dans beaucoup de cas, les différences entre un abonnement de téléphonie mobile destiné aux particuliers et un abonnement pour la clientèle d’entreprise sont minimes. Parfois, c’est seulement la désignation de l'abonnement qui diffère mais les tarifs normaux et les prestations incluses sont identiques. Dans d’autres cas, les abonnements pour les entreprises incluent gratuitement les appels effectués vers tous les autres téléphones portables de la même société. Toutefois, étant donné que de nombreux abonnements comprennent aujourd’hui déjà une offre forfaitaire, cela ne concerne plus que quelques abonnements dotés d’un tarif de base peu élevé sans forfait.

Il existe par ailleurs des abonnements spéciaux destinés aux grands clients et aux PME de taille importante. En général, les prestataires de téléphonie mobile travaillent avec un système modulaire: en fonction des exigences et des besoins des grands clients, l’entreprise de téléphonie mobile proposera alors un abonnement différent. Les prix sont négociés individuellement pour les grands clients et les PME de taille importante.

Que coûte un abonnement?

Le prix d’un abonnement dépend bien sûr fortement des prestations souhaitées et du prestataire. En outre, l’importance du rabais qui a été négocié joue aussi un rôle dans le tarif obtenu.

Les abonnements les moins chers pour les entreprises sont disponibles à partir de 10 francs par mois. Toutefois, ces abonnements ne comprennent que des prestations très limitées - par exemple, un fournisseur ne propose qu’un volume de 1 Go pour l’Internet mobile et aucun appel téléphonique.

Un forfait qui comprend des données mobiles et des appels illimités dans toute la Suisse revient à 54 francs par mois chez Swisscom et à 62 francs par mois chez Sunrise. Chez Salt, un tel forfait coûte 30 francs par mois. Chez Digital Republic, Galaxus et iWay, les clients commerciaux paient les mêmes prix que les clients privés. Cela signifie qu’un forfait doté d’une vitesse moyenne coûte 30 francs par mois chez Digital Republic, 19 francs par mois chez Galaxus et 29 francs chez iWay.

Les prix indiqués correspondent toujours aux prix publiés, sans les promotions offertes ni les rabais négociés individuellement.

Y a-t-il des promotions pour les téléphones portables d'entreprise?

Oui, il existe aussi des promotions pour les téléphones portables d’entreprise. Toutefois, étant donné que de nombreux opérateurs tels que Wingo, Yallo ou Lebara, qui ont de nombreuses promotions, ne proposent pas leurs abonnements de téléphonie mobile aux clients commerciaux, ces derniers peuvent profiter de beaucoup moins de tarifs promotionnels.

Puis-je négocier s’il s’agit d’abonnements d'entreprise?

Les grandes entreprises en particulier peuvent négocier des rabais importants avec les prestataires du domaine des télécommunications. Dans la branche, on parle de rabais allant jusqu’à 70%. Toutefois, des entreprises plus petites peuvent également essayer de négocier des tarifs et faire des demandes pour obtenir différentes offres. Dans la pratique, les petites entreprises n’obtiennent toutefois que rarement des rabais importants.

Une entreprise peut-elle choisir un numéro de téléphone portable?

Chez différents prestataires, les entreprises ont la possibilité de choisir leur numéro de téléphonie mobile. La condition requise est bien sûr que le numéro souhaité ne soit encore utilisé par personne. Pour les numéros qui sont particulièrement simples, les prestataires exigent le paiement d’une taxe. Plus le numéro est exclusif, plus il est cher.

Les abonnements d’entreprise prennent-ils en charge la 5G?

La plupart des abonnements de téléphonie mobile pour entreprises prennent en charge la 5G. Il se peut toutefois que vous deviez payer un supplément pour pouvoir utiliser la 5G. Si cette nouvelle norme de téléphonie mobile est importante pour vous, veillez à ce que votre contrat couvre la 5G.

Les collaborateurs peuvent-ils emporter leur propre numéro de téléphone?

En règle générale, les nouvelles collaboratrices et les nouveaux collaborateurs ont la possibilité d’utiliser leur ancien numéro de téléphone privé. De cette façon, ils restent ainsi joignables à leur ancien numéro. Une condition à satisfaire est bien sûr que l'employeur et la personne employée se soient entendus sur ce point. Pour l'employeur, il est toutefois souvent plus sensé d’utiliser un nouveau numéro ou le numéro du prédécesseur.

De même, il est aussi possible que les employés puissent conserver le numéro de téléphone privé qu’ils amenés avec eux s’ils changent d'employeur. Dans la pratique, des problèmes peuvent survenir si l'employeur a de la peine à accepter l’idée que des clients et des employés puissent joindre un ex-collaborateur au numéro de téléphone que ce dernier utilisait aussi à des fins professionnelles. Un autre problème peut être que l'opérateur télécoms facture une pénalité élevée en cas de résiliation anticipée du contrat. Les contrats d'une durée minimale de 24 mois sont ici très répandus.

Quels sont les aspects dont une entreprise doit tenir compte pour les téléphones mobiles professionnels?

Il est judicieux qu’une entreprise réfléchisse et établisse des règles claires concernant l’utilisation des téléphones mobiles professionnels. En tant qu'entreprise, vous devriez répondre aux questions suivantes: quels sont les collaboratrices et collaborateurs qui reçoivent un téléphone portable professionnel? Un employé peut-il également utiliser un téléphone portable d’entreprise à titre privé? Quelles sont les applications que les collaborateurs et collaboratrices peuvent télécharger ? 

Dans la mesure où l’utilisation privée d’un téléphone portable est autorisée, les questions suivantes se posent aussi: quels sont les coûts qui sont facturés à l’employé? Qu'en est-il des frais d'itinérance lorsque les collaborateurs et collaboratrices sont en déplacement à l'étranger ?

À quoi faut-il être attentif lors de l'utilisation privée?

Les employeurs devraient informer ouvertement leurs collaborateurs à propos de ce que l’utilisation privée d’un téléphone portable d’entreprise signifie: en effet, avec une telle solution, le numéro privé de l’employé devient également le numéro professionnel. La séparation claire entre numéro privé et numéro utilisé à des fins professionnelles n'existe plus. Même pendant les loisirs ou les vacances, les collaborateurs restent toujours joignables avec leur numéro professionnel. Et les personnes qui éteignent complètement leur portable ne sont plus joignables à titre privé non plus.

Les employeurs ont-ils le droit de surveiller les téléphones portables professionnels?

Pour des raisons de sécurité ou pour éviter les abus, les employeurs ont la possibilité de surveiller les activités numériques de leurs employés de manière anonyme. S'il existe un cas concret de suspicion, le contrôle ou la surveillance individuelle d'un téléphone portable professionnel peut également être autorisé.

La condition nécessaire pour autoriser une telle surveillance est, entre autres, que l’employeur informe au préalable la personne concernée de ces mesures. Une surveillance menée secrètement n'est pas autorisée.

En outre, une surveillance doit être proportionnelle à la situation et liée à un but précis. Une surveillance personnelle du comportement des membres du personnel sans raison valable est interdite.

A quels pièges faut-il être attentif?

Les pénalités élevées qui peuvent être imposées en cas de résiliation anticipée du contrat peuvent être un piège. De nombreux contrats prévoient en effet une longue durée minimale de 24 mois. Essayez donc de conclure des contrats qui ne prévoient pas de durée minimale. Il existe de nombreuses offres qui correspondent à ces critères pour les clients privés mais de telles offres sont malheureusement rares pour la clientèle d’entreprise.

Les coûts d’itinérance peuvent constituer un piège encore plus important: en particulier lorsque les collaborateurs et collaboratrices ne doivent pas assumer eux-mêmes les coûts liés à l’utilisation de leur portable, ils risquent d'utiliser leur téléphone mobile de manière trop fréquente à l'étranger. Réfléchissez donc s'il est judicieux de bloquer l'itinérance pour le personnel - en particulier pour les collaborateurs et collaboratrices qui ne voyagent pas à l'étranger pour des raisons professionnelles.

L’utilisation de téléphones portables d’entreprise également à des fins privées peut aussi engendrer des problèmes lors du départ des employés de l’entreprise. C'est en particulier le cas lorsque l'employeur et le collaborateur mettent fin au contrat de travail dans des conditions difficiles. Il est donc important que les employeurs établissent des règles claires sur la manière avec laquelle le téléphone portable professionnel peut être utilisé par leur personnel.

Informations supplémentaires:
Les abonnements de téléphonie mobile en comparaison
Ce que vous devez savoir au sujet des téléphones portables d'entreprise